Работа с коммуникациями в сервисе «БухАРМ»
Мы разберём два основных сценария:
- Как бухгалтеру самостоятельно инициировать общение.
- Как обрабатывать входящие письма от клиентов.
Инициирование общения
Существует два способа начать диалог с клиентом.
Вариант А: Из задачи
Если вам необходимо отправить письмо по конкретной задаче (например, запросить документы), вы можете сделать это прямо из карточки задачи.
- В поле ввода напишите необходимый текст сообщения.
- При необходимости прикрепите файлы.
- Нажмите кнопку «Отправить».
Система автоматически создаст обсуждение для этой коммуникации. Вся дальнейшая переписка будет вестись именно здесь. Вы увидите прямую связь обсуждения с исходной задачей и сможете быстро переходить между ними. После отправки статус обсуждения изменится на «Отвечено», что означает отсутствие дальнейших действий со стороны агентства до реакции клиента. Найти все созданные обсуждения можно также в общем разделе «Обсуждения». Если задача завершена, вы можете закрыть и связанное с ней обсуждение.
Вариант Б: Через раздел «Обсуждения»
Вы можете создать новое обсуждение без привязки к существующей задаче.
- Перейдите в раздел «Общение» → «Обсуждения».
- Нажмите кнопку создания нового обсуждения.
- Заполните поля: выберите получателя, задайте тему (внутреннее поле, которое попадёт в тему письма) и введите текст.
- Создайте обсуждение.
Этот вариант удобен для уведомлений (например, об отпуске). Статус обсуждения останется «Не отвечено», пока вы не получите обратную связь от клиента.
Обработка входящих писем
Когда почта подключена, все новые письма попадают в раздел «Общение» → «Входящие». Здесь собираются письма как от контактных лиц ваших клиентов, так и от любых других отправителей.
Каждое письмо имеет свой статус:
- Не обработано: письмо получено, но никаких действий с ним ещё не предпринято.
- Обработано: действие выполнено.
- Закрыто: вопрос решён или письмо признано нерелевантным.
Статус письма не зависит от того, прочитал его кто-то из сотрудников или нет. Это позволяет точно отслеживать количество новых задач, требующих внимания.
| Действие | Когда использовать | Результат |
|---|---|---|
| Закрыть | Письмо является рассылкой или спамом (не относится к работе) | Письмо получает статус «Закрыто», счётчик непрочитанных уменьшается. |
| Ответить и закрыть | Требуется дать короткий ответ («Принято», «Спасибо») без продолжения диалога. | Система отправляет ответ и сразу переводит письмо в статус «Закрыто». |
| Открыть обсуждение | Предстоит длительная переписка или нужно запросить информацию/документы. | Создаётся новый тред для ведения диалога. Письмо переходит в статус «Обработано». |
| Привязать к обсуждению | Письмо пришло в продолжение уже существующего диалога. | Письмо добавляется в нужный тред. Статус меняется на «Обработано». |
Использование тематик обсуждений
Клиенты часто присылают письма без темы или с одинаковыми темами. Чтобы избежать путаницы, используйте внутреннее поле «Тематика». Оно поможет вам и вашим коллегам быстро ориентироваться в сути переписки, даже если заголовок письма неинформативен.
Создание задачи из обсуждения
Когда вся необходимая информация собрана (например, получены все документы для трудоустройства сотрудника), вы можете создать задачу прямо из обсуждения. Новая задача будет автоматически связана с этим тредом, что позволит при необходимости продолжить коммуникацию в том же месте.
Преимущества системы обсуждений
Использование обсуждений вместо обычной почты даёт несколько ключевых преимуществ:
- Прозрачность: руководитель и бухгалтер видят статусы всех входящих запросов (обработано / закрыто).
- Контроль: легко отследить, какие переписки требуют вашего ответа (статус «Не отвечено»).
- Связь процессов: видна прямая связь между входящим письмом, ведением диалога и созданной на его основе задачей.
- Организация: разделение потоков информации предотвращает потерю важных сообщений среди рассылок.
Если у вас возникнут вопросы, наша поддержка доступна в чате с 9:00 до 18:00 по московскому времени в будние дни.